Mit diesen 6 Tipps machst du dein Team fit fürs Home-Office

Viele Ingenieurbüros sind aktuell dazu gezwungen, ihre Mitarbeiter ins Home-Offices zu schicken. Damit stehen sie vor größeren Herausforderungen als je zuvor.

Von je her musst du im Tagesgeschäft eine Vielzahl von Themen beherrschen: Wissen vermehrt sich rasant, Kundenwünsche sind divers, Technologien verändern sich von einem Moment zum anderen. Der Markt erfordert schnelle Antworten und rasches Handeln. Das Gute: die fachliche Expertise vieler Mitarbeiter ist bemerkenswert. Aber ein gutes Team muss nicht nur fachlich hervorragend sein. Auch die Art und Weise der Zusammenarbeit und die Interaktion mit dem Kunden müssen ausgezeichnet laufen.

 

Vor welchen Herausforderungen stehen wir?

Die ist schon in „normalen“ Zeiten eine Herausforderung, an der viele scheitern. Aber was passiert, wenn Mitarbeiter auf einmal – von heute auf morgen – ins Home-Office müssen, wenn Arbeit flexibel organisiert werden muss, ohne, dass es Vorlauf zur Planung gab?

 

Jetzt sind Führungskräfte mehr gefordert denn je!

Flexibles Arbeiten, der bewusste Umgang mit Home-Office Lösungen, das Managen von Projekten, wenn nicht alle im Büro sind: das sind nur einige von vielen Themen, die gerade in Ingenieurbüros hätten in Angriff genommen werden müssen, aber immer wieder auf die lange Bank geschoben wurden. Verständlich, bei der exzellenten Auftragslage der vergangenen Jahre. Ich habe immer wieder Mitarbeiter und Geschäftsführer erlebt, die auch ohne zusätzliche Organisationsaufgaben weit entfernt von einer 40 Stunden Woche waren.

 

Mitarbeiter brauchen klare Führung – gerade in ungewissen Zeiten

Die Ausgangslage ist also klar: Home-Office ist für einen großen Teil der Mitarbeiter Fakt. Teams müssen neue Wege finden, gut zusammen zu arbeiten, zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Projekte sollen erfolgreich weiterlaufen und Termine eingehalten werden.

Gerade jetzt, bei dieser Ausgangslage, braucht es eine starke, reflektierte Führungskraft, die die Zügel fest in der Hand hält, ohne Mitarbeiter einzuschränken oder einzuschüchtern. Eine gar nicht so einfach zu schaffende Balance.  

 

Jeden mitnehmen – Team sein – Persönlichkeiten berücksichtigen

Um langfristig flexibles Arbeiten im Unternehmen einzuführen, benötigst du ein exzellentes Konzept. Dabei müssen viele Eigenheiten deines Unternehmens berücksichtigt werden und für dich und dein  Unternehmen so gestaltet werden, dass ihr zu den besten Ergebnissen kommt. Das braucht Zeit. Aber viele Unternehmen sind heute gezwungen, schnell gute Lösungen zu finden und umzusetzen.

Lerne jetzt von meinen Praxiserfahrungen und lege sofort los!

 

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Wenn du diese 6 Tipps berücksichtigst, klappt flexibles Arbeiten

 

1. Arbeitszeiten und Umfang klären

Um es gleich vorweg zu sagen: ich bin nur begrenzt ein Freund von Home-Office Lösungen. Aus meiner persönlichen Sicht gibt es bessere Möglichkeiten, wenn Mitarbeiter gezwungen sind, remote (also flexibel) zu arbeiten.

Aber wenn das Home-Office die einzige Möglichkeit ist, überhaupt noch arbeiten zu können, dann solltest du als Arbeitgeber unbedingt dabei unterstützen, die Situation so optimal wie möglich zu gestalten.

Warum ich Home-Office nicht mag? Weil ich Mutter von drei Kindern bin. Ganz ehrlich, mit Kindern zuhause ist ein fokussiertes Lösen von Aufgaben deutlich erschwert. Aber auch Singles kann Fensterputzen auf einmal sehr viel attraktiver erscheinen, als sich wieder ans lang aufgeschobene Projekt zu setzen. Das ist menschlich und geht vielen so. Du siehst schon an diesen kleinen Beispielen: remote arbeiten hat so seine Tücken. 

Besprich also offen und transparent mit jedem einzelnen Mitarbeiter, welche Aufgaben im Home-Office realistisch lösbar sind und für welche sich besser die Büroumgebung eignet.

 

Ein ganz besonderes Thema: Kinder & Home-Office

Sei nachsichtig bei Mitarbeitern, die mit ihren (kleinen) Kindern allein im Home-Office sind und derzeit keine Betreuungsmöglichkeiten finden können. Sensible Kundengespräche sind da nur schwer möglich. Kläre auch: wann können Kinder fremd betreut werden oder machen vielleicht noch einen Mittagsschlaf? Welche Aufgaben sollten lieber an Kollegen delegiert werden? Schaffe gemeinsam mit deinen Mitarbeiter Lösungen, oft kommen aus dem Team die besten Tipps für´s Home Office.

 

Bleibe aufmerksam und steuere nach

Wahrscheinlich wird ein Single-Mitarbeiter im Home Office konzentrierter Aufgaben abarbeiten können (aber das ist auch eine Typsache und damit ein anderes Thema), als ein Mitarbeiter, der „nebenbei“ auch noch Kinder mit betreut (obwohl es auch hier wahnsinnig ehrgeizige Mitarbeiter gibt, die die Aufgaben wegzaubern). 

Bleibe mit deinen Erwartungen realistisch und kläre diese auch entsprechend mit deinen Mitarbeitern. Und sorge dafür, dass du im Gespräch mit dem Mitarbeiter bleibst, gerade zu Beginn, wenn es wenig Erfahrung mit Remote Arbeiten gibt, ist ein enger Kontakt wichtig. Prüfe auch immer wieder, ob eure gemeinsame Einschätzung der Lage richtig war – sonst steuere nach. Falls erste Einschätzungen falcsh waren, fragt euch, warum ihr danebengelegen habt und was sich daran ändern lässt.  

 

Zwischen Waschmaschine und Wohnzimmer

Wie sieht er eigentlich aus, der perfekte Home-Office Arbeitsplatz? Frage ruhig interessiert nach, wo der Arbeitsplatz deines Teammitgleids zuhause ist und wie der Platz gestaltet ist. Es macht einen Unterschied, ob ich in einer unaufgeräumten Küche am Laptop sitze oder mir im Wohnzimmer eine Ecke mit guter Arbeitsatmosphäre einrichte. Klar, dass du Tipps zur ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes mitgibst. Als Arbeitgeber musst du übrigens auch die Richtlinien der Arbeitsstättenverordnung beachten. Wenn die Atmosphäre im Team stimmt, kann es übrigens eine teambildende (aber unbedingt freiwillige Maßnahme) sein, dass ihr euch Fotos von euren Arbeitsplätzen zuhause schickt. 

 

2. Arbeitsmaterialien abstimmen  

Ok, Arbeitsplatz und Aufgabenumfang sind geklärt. Aber womit arbeitet dein Mitarbeiter eigentlich? Wie sieht es mit der Hardware aus? Gibt es genug Laptops, mit denen das Team ausgestattet werden kann?

Viele Unternehmen sind derzeit darauf angewiesen, dass Mitarbeiter ihren eigenen Laptop und das eigene Smartphone nutzen. Das ist nicht selbstverständlich und birgt auch Gefahren.

Firmeninternen Daten werden nun auf fremden Geräten außerhalb des Arbeitsplatzes verwendet. Sichere das Unternehmen mit einer Richtlinie hierzu gegen Sicherheitsrisiken ab und lege den Umgang mit der Unternehmensdaten auf fremden Geräten fest. Klar, es gäbe eine Menge an Regelungen dazu, was Mitarbeiter dürfen und was nicht. Aber mache dir auch sich klar, dass es sich hier um eine Ausnahmesituation handelt. Das kann nur klappen, wenn deine Mitarbeiter und du gemeinsam als Team handelt. Zeit für eine „harte“ Policy findest du später noch. Nun geht es darum, handlungsfähig zu bleiben.

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3. Kommunikation + Projektstatus 

    Auf einmal wird es ganz ruhig… viele Unternehmen haben derzeit verfügt, dass pro Büro nur noch ein Mitarbeiter im Raum sein darf oder eben entsprechend wenige Mitarbeiter im Großraumbüro.

    Aber wie tauscht ihr Neuigkeiten aus, regelt den Sachstand und bleibt auf dem Laufenden?

    Es gibt eine Vielzahl von Tools am Markt, die euch helfen, sich gut zu organisieren und Projekte gemeinsam zu bearbeiten.

    Tools für euren regelmäßigen Austausch

    Verlegt eure Meetings in den virtuellen Raum.

    Hier helfen kann:

    Zoom

    Skype

    Microsoft Teams

    Legt fest, wie regelmäßig ihr euch austauscht. Mein Tipp: weil ihr euch nun nicht mehr täglich seht, plant häufiger Meetings, dafür aber nicht zu lang (in der Regel maximal 30 Minuten). Wer gehört in welche Meetings? Bildet Projekt- oder Arbeitsgruppen, damit nicht (wie im „echten“ Leben auch) Meetings unnötige öde werden durch falsche Besetzungen. Bestimmt im Meeting immer einen Moderator, der durch das Meeting leitet und dafür sorgt, dass fokussiert die wichtigen Themen besprochen werden.

     Tools für die vielen kleinen Themen

    Für den schnellen Austausch bieten sich Messenger Dienste an. Hier zum Beispiel:

    Slack

    Tools, um Projekte zu organisieren

    Jetzt muss nur noch den Sachstand der Projekte aktuell gehalten werden. Auch hier finden sich eine Reihe von Tools am Markt.

    Trello

    Asana

    Wenn du und dein Team ganz neu Erfahrungen damit sammelt, im Home-Office zu arbeiten, dann übt, probiert aus, womit ihr gut zurechtkommt und was nicht passt. Sicherlich sammelt ihr hier wertvolle Erfahrungen auch für die spätere Arbeit im virtuellen Raum.

     

    4. Kosten 

    Es sollte eigentlich klar sein, alle Kosten die deinem Teammitglied entstehen, zum Beispiel durch die Smart Phone Nutzung, sind vom Arbeitgeber zu erstatten. Aber auch der fehlende Schreibtischstuhl oder weitere Büroausstattung sind Firmenkosten.

     

    5. Wie gehst du es an? 

    Welche Haltung oder welche Werte liegen dir als Führungskraft zugrunde? Einer der wichtigsten Punkte, wenn Mitarbeiter ins Home-Office gehen! 

    Deine Haltung als Führungskraft wird sich sich unweigerlich auf deine Mitarbeiter übertragen. Bist du eher der Kontrolltyp, der Mitarbeiter schlecht selbst Entscheidungen treffen lassen kann? Diese Haltung solltest du dringend überdenken, denn in Kombination mit der Herausforderung „Home Office“ wird es hier unweigerlich zu Konflikten kommen.

    Wenn du als Führungskraft deine Mitarbeiter stärkst, ihnen das Gefühl gibst, gemeinsam diese Herausforderung meistern zu können und gemeinsam zu entwickeln, dann wird das auch gut klappen. Vertraue deinen Mitarbeitern, sei fehlerfreundlich und bessere nach, wo es nicht läuft. Gerade jetzt müssen Führungskräfte ihrem Team vermitteln, dass sie da sind und mit fester Hand steuern! Damit hast du einen großen Teil deiner Aufgabe erfüllt.

     

    6. Im Home-Office angekommen - was jetzt?

    Im Home-Office angekommen und wenig Erfahrung mit Selbstorganisation? Gut durch den Tag zu kommen, ohne Kollegen und Kaffeepause kann für Neulinge ganz schön herausfordernd werden. Ein paar kleine Tipps für´s Home Office kann Mitarbeitern helfen, gut durch diese Zeit zu kommen:

    • Plane deinen Tag sehr konkret. Plane alle Aufgaben in der Reihenfolge, in der du sie abarbeiten willst. Plane deine Pausen ein – auch 5 Minuten Pausen. Und belohne dich sich für erledigte Aufgaben mit ein bisschen Bewegung.
    • Gestalte deinen Arbeitsplatz. Räume die Umgebung auf und sorge dafür, dass du das um dich hast, was dir gut tut.
    • Zieh dich an und putzen die die Zähne! 
    • Führe ein Arbeitstagebuch. Nicht als Doku für deinen Chef, sondern als kleines Erfolgsbuch über das, was du geschafft haben. Das motiviert.
    • Falls dein Arbeitsplatz im Schlafzimmer oder im Wohnzimmer ist: räume abends alles weg und mache Feierabend!

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    Fazit

    Das Thema Home-Office und New Work stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Langfristig werden Unternehmen aber gewinnen, die sich dieser Form der Zusammenarbeit stellen und dazu lernen.

    Welche Erfahrungen machst du mit flexiblem Arbeiten und Mitarbeiterführung? Habst du noch Ideen und Tipps für´s Home Office? Schreib mir, ich freue mich auf dein Feedback!

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